Eines ist garantiert – nachdem Sie WBS im Projekt angewandt haben, werden Sie es nie wieder missen wollen. Erfahren Sie, wie Sie in Lieferobjekten denken und arbeiten, effektiv kommunizieren und die Quote von erfolgreichen Projekten erhöhen können.
Im letzten Newsletter haben wir an dieser Stelle über Requirements Engineering gesprochen. Wie passt nun WBS dazu?
WBS ( Work Breakdown Structure) eignet sich sehr gut dazu, ein Projekt und seine Lieferobjekte in kleinere Einheiten zu unterteilen, um die Ausführung der Arbeit zu erleichtern. Kleine Einheiten lassen sich besser abschätzen, zuteilen, verwalten und umsetzen. Aber wie geht das konkret, und ist WBS das richtige für mich?
WBS ( Work Breakdown Structure) eignet sich sehr gut dazu, ein Projekt und seine Lieferobjekte in kleinere Einheiten zu unterteilen, um die Ausführung der Arbeit zu erleichtern. Kleine Einheiten lassen sich besser abschätzen, zuteilen, verwalten und umsetzen. Aber wie geht das konkret, und ist WBS das richtige für mich?
Was ist WBS
WBS (Work Breakdown Structure, Deutsch „PSP“ – Projektstrukturplan) ist das Verbindungsglied zwischen den Anforderungen und deren Umsetzung im Projekt. WBS dient dazu, ein Projekt in genügend kleine Teile herunter zu brechen, so dass deren Verständnis, Ausführung und Kontrolle möglich ist. Das PM Standard PMBOK® beschreibt WBS als "An Lieferobjekten ausgerichtete hierarchische Gliederung der Projektarbeit, die durch das Projektteam durchzuführen ist."
Eine WBS kann man sich gut als einen auf dem Kopf stehenden Baum vorstellen. Der Stamm ist das Projekt. Das Projekt bzw. das Vorhaben wird nun solange heruntergebrochen, bis man übersichtliche Arbeitsabschnitte erhält, die schließlich in die Projektplanung und zur Ausführung gelangen. Diese Teile kann man sich als Blätter eines Baumes vorstellen. Die Verzweigungen oberhalb der Blätter werden auch als Knoten bezeichnet.
Ähnlich wie mit den Anforderungen (Requirements), sollen auch die ‚Blätter’ einer WBS dem S.M.A.R.T Prinzip genügen:
Sind nicht alle Blätter SMART, so wiederholt man die Dekomposition des Projekts (aus manchen Blättern werden Knoten). Eine WBS ist dann genug granular, wenn die Umsetzung eines „Blattes“ zwischen einem Tag und einer Woche dauert (in Abhängigkeit von der Projektgröße). Bei kritischen oder besonderen Tasks lohnt sich aber auch eine höhere Auflösung.
Eine WBS kann man sich gut als einen auf dem Kopf stehenden Baum vorstellen. Der Stamm ist das Projekt. Das Projekt bzw. das Vorhaben wird nun solange heruntergebrochen, bis man übersichtliche Arbeitsabschnitte erhält, die schließlich in die Projektplanung und zur Ausführung gelangen. Diese Teile kann man sich als Blätter eines Baumes vorstellen. Die Verzweigungen oberhalb der Blätter werden auch als Knoten bezeichnet.
Ähnlich wie mit den Anforderungen (Requirements), sollen auch die ‚Blätter’ einer WBS dem S.M.A.R.T Prinzip genügen:
- (S) pecific
- (M) easurable
- (A) chievable
- (R) ealistic
- (T) estable
Sind nicht alle Blätter SMART, so wiederholt man die Dekomposition des Projekts (aus manchen Blättern werden Knoten). Eine WBS ist dann genug granular, wenn die Umsetzung eines „Blattes“ zwischen einem Tag und einer Woche dauert (in Abhängigkeit von der Projektgröße). Bei kritischen oder besonderen Tasks lohnt sich aber auch eine höhere Auflösung.
Fallbeispiel – Umzug ins Ausland
Betrachten wir ein simples Beispiel - der Umzug des eigenen Haushalts ins Ausland. Die meisten von uns haben das bereits erlebt und können sich bildhaft vorstellen, was am Tag des eigentlichen Umzugs selbst Profis passieren kann, und dass es mit einer detaillierteren Planung – mit einer WBS - vermeidbar gewesen wäre.
Fangen wir mit der Dekomposition des Projekts an. Der erste Durchgang liefert folgendes:
Hurra, unsere erste WBS ist fertig! Aber halt – die gekündigte Wohnung muss noch renoviert werden, wie bringen wir die Kunstgemälde durch den Zoll, und war da nicht etwas mit dem Porzellan von der Oma, das unbeschädigt bleiben muss? Eine weitere Iteration durch die WBS ist notwendig. Also iterieren wir so lange, bis wir das Gefühl bekommen, an alles gedacht zu haben und den Aufwand abschätzen zu können. Klar wird auch, dass wir in diese Arbeit das Business Analysts Team einbeziehen, also die Familie.
Beispiele der nächsten Iteration:
Fangen wir mit der Dekomposition des Projekts an. Der erste Durchgang liefert folgendes:
- Kündigung der Wohnung und Anmietung einer neuen Wohnung
- Beauftragung einer Umzugsfirma
- Organisation der Flugtickets und des Transfers zur neuen Wohnung
- Einweihungsparty
Hurra, unsere erste WBS ist fertig! Aber halt – die gekündigte Wohnung muss noch renoviert werden, wie bringen wir die Kunstgemälde durch den Zoll, und war da nicht etwas mit dem Porzellan von der Oma, das unbeschädigt bleiben muss? Eine weitere Iteration durch die WBS ist notwendig. Also iterieren wir so lange, bis wir das Gefühl bekommen, an alles gedacht zu haben und den Aufwand abschätzen zu können. Klar wird auch, dass wir in diese Arbeit das Business Analysts Team einbeziehen, also die Familie.
Beispiele der nächsten Iteration:
- Aufgabe der alten Wohnung
a) Kündigung (Wohnung, Strom, Internet, Telefon)
b) Abschiedsparty
c) Renovierung
d) Übergabe an den Vermieter (Schäden festhalten, Zähler notieren, Schlüssel abgeben)
e) Abmeldung des Wohnsitzes - Anmietung der neuen Wohnung
- Beauftragung einer Umzugsfirma
a) Volumen des Haushalts schätzen (Keller und Garage nicht vergessen)
b) Preise und Leistungen vergleichen
c) Besonders heikle Gegenstände bestimmen (die wir evtl. selber packen)
d) Verträge und Versicherungen abschließen, Haftungsfragen klären
e) Auspack- und Aufstellplan für die neue Wohnung anfertigen - Einreiseformalitäten und Verzollung
- D-Day
- Einweihungsparty
WBS als Garant für erfolgreiche Projekte
Ein gewichtiger Vorteil einer solchen WBS ist also die Dekomposition eines großen Vorhabens in übersichtliche und managebare Teile. Die Gefahr, eine wichtige Anforderung oder einen Konzeptfehler zu übersehen, wird auf ein Minimum reduziert. Ein weiterer Vorteil ist die vereinfachte Kommunikation mit allen Stakeholdern im Projekt und die Ressourcierung der Arbeit. Schließlich wird eine WBS zum zentralen Planungs-, Kommunikations- und Reporting-Werkzeug.
Die Tatsache, dass sich WBS mit einfachen Mitteln wie Mind-Map oder MS Excel erstellen und verwalten lassen, sorgte für ihren Siegeszug im modernen Projektmanagement.
Die Tatsache, dass sich WBS mit einfachen Mitteln wie Mind-Map oder MS Excel erstellen und verwalten lassen, sorgte für ihren Siegeszug im modernen Projektmanagement.
Fazit:
Eines ist garantiert: nachdem Sie dieses Vorgehen angewendet haben, werden Sie es in den nächsten Projekten nicht mehr missen wollen.
WBS hilft Ihnen und Ihrer Organisation, in Lieferobjekten zu denken und zu arbeiten und somit Ihre Projekte zu strukturieren. Dank WBS erkennen Sie rechtzeitig Fehler im Konzept oder fehlende Requirements. Aus unseren früheren Artikeln wissen Sie, wie sich solche Fehler auf die Kostenexplosion eines Projekts auswirken. Die Strukturierung des Projekts mittels einer WBS ist der Basisbaustein. Die WBS eignet sich ebenfalls hervorragend, um die Kommunikation mit Ihrem Dienstleister effektiver zu gestalten. Eine hohe Quote von erfolgreichen Projekten ist die Folge.
Unsere Projektleiter begleiten Sie aktiv in der Anforderungs- und Planungsphase Ihres Projekts und zeigen Ihnen, wie Sie WBS am besten für sich arbeiten lassen.
WBS hilft Ihnen und Ihrer Organisation, in Lieferobjekten zu denken und zu arbeiten und somit Ihre Projekte zu strukturieren. Dank WBS erkennen Sie rechtzeitig Fehler im Konzept oder fehlende Requirements. Aus unseren früheren Artikeln wissen Sie, wie sich solche Fehler auf die Kostenexplosion eines Projekts auswirken. Die Strukturierung des Projekts mittels einer WBS ist der Basisbaustein. Die WBS eignet sich ebenfalls hervorragend, um die Kommunikation mit Ihrem Dienstleister effektiver zu gestalten. Eine hohe Quote von erfolgreichen Projekten ist die Folge.
Unsere Projektleiter begleiten Sie aktiv in der Anforderungs- und Planungsphase Ihres Projekts und zeigen Ihnen, wie Sie WBS am besten für sich arbeiten lassen.
Linguistix beschäftigt im Projektmanagement ISO17024- und PMP-zertifizierte Projektleiter und übertrifft die DIN EN 15038:2006. Möchten Sie mehr über unser Projektmanagement, unseren Service und unsere Prozesse erfahren? Herr Peter Kerner erteilt Ihnen gerne weitere Auskünfte.
Weiterführende Links:
- WBS Definition: http://www.workbreakdownstructure.com/
- Wikipedia: http://de.wikipedia.org/wiki/Projektstrukturplan
- Project Management Docs: http://www.projectmanagementdocs.com/template/Work-Breakdown-Structure.pdf
Weiterführende Links:
- WBS Definition: http://www.workbreakdownstructure.com/
- Wikipedia: http://de.wikipedia.org/wiki/Projektstrukturplan
- Project Management Docs: http://www.projectmanagementdocs.com/template/Work-Breakdown-Structure.pdf